仕事の効率を上げる10のコツ

2009/08/24 07:55

パワフルに仕事をする人イメージ同じ作業をするのでも、効率を上げられればそれだけかける時間は少なくて済み、その分多くの休みを確保することができる。あるいはさらなる作業をこなし、手取りや経歴を底上げすることも可能になる。【Men's Health】では「仕事で作業効率を上げる10のポイント」として、スムーズに作業をこなして終わらせるコツを紹介している。

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1.一緒に作業をする人とのコミュニケーションを図る
1日15分は共同作業者との会話を交わすよう意識する。意思疎通を図れれば、作業の上でのいざこざも減らせるし、生産性も高まるし、周囲の評価もプラスとなる。

2.オープンなオフィスを求める
個室のような場所での作業は、作業効率と士気を下げ、ストレスが大きくなるという研究結果が出ている。開かれた場所での作業は一人ひとりの効率を高めることになろう。

3.お昼休みにちょっとした運動を
1週間につき2時間(1日17分)の運動をする人は、そうでない人と比べて61%もストレスを感じている人が少ないという。運動は気分転換にもなり、頭の切り替えも促進するものだ。

立ちながら電話に出るイメージ4.起立をして電話に出る
妙な話だが元記事によると、Louisville大学(ケンタッキー州)のLyle Sussman教授の研究結果として、立ったまま電話に出ると電話の時間が短くなる傾向にあるそうだ。いわく「立ったまま電話をすれば世間話もしなくなるので、より早く話の要点について語る傾向がある」とのこと。指摘されて「なるほど」と思う人もいるだろう。 

5.45分早く仕事場に到着して、15分遅く離席する
45分早く席について今日中にやらねばならない課題を一つこなし、退社前の15分で「明日やるべきこと」のリスト(案)を作成する。朝の起きがけは頭もすっきりして働き具合も効率的なので、その時にやっかいな仕事をクリアしておけば、後々楽になる。【行動計画表とホワイトボードと付せんとメモ書き】あたりも参考になるかも。

6.自分が好きな曲を聴く
ある研究結果によると、自分の好きな曲を聴いた作業員の仕事の効率は10%向上するという。音楽視聴で周囲のおしゃべりから逃れられるだけでなく、自分自身のやる気を盛り上げることができる。もっとも、音楽も含めて音が聴こえることが耳触りになる人・場合もあるので、臨機応変に。

7.有言即実行
「2分間でできる作業なら、いますぐそれをすること」とは「Getting Things Done(個人用のワークフロー管理システム)」の提唱者デビッド・アレン氏によるもの。詳しくは『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』に記載されているが、「気になることを頭にとどめずに、サクサクこなしてしまう」というもの。「今日できることは明日に回さずに今日のうちに」にも通じる。

8.テニスボールを持参し、いつも「にぎにぎ」する
右手にテニスボールを持ち握ることで、左脳を刺激し、効率を高める。ビジュアル的なモノの作業(写真や図など)なら、左手で握ることで右脳を刺激し、同様の効果が期待できる。【仕事中のストレスを軽減させる5つのシンプルな方法】で紹介した『ストレスボール』の利用と同じものだが……キーボードを利用する人にとっては、両手を一度に使うのでなかなか難しい(笑)。

9.会議は立席で
「4.起立をして電話に出る」と同じで、会議室から椅子を取っ払い、立ちながら会議をすることで、無駄話が省かれる効果が望める。一部の企業ではすでに導入されている、という話を聞いたことがある。

L字型のデスクイメージ10.L字型のデスクを使う
自分の目の前の机の上には、今すぐに片付けねばならない作業を、L字の曲がった部分(自分から見て横の位置にあるもの)は、後ほど片づけてもOKな作業を山積みする。目の前に「今すぐすべきこと」だけを置くことで、優先順位がごちゃごちゃして作業そのものが雑多になることを防いでくれる。机が用意できない場合には段ボール箱を一つ調達し、「優先順位が低い作業」のラベルを貼りつけて利用すると良いかも(ただし作業を依頼してきた上司や同僚に、その箱の中身を見られないよう注意が必要だ)。

もちろんこれらの10ポイントを実践すれば、必ず仕事・作業の効率が上がることは保証されていない。内容によっては他人(上司など)の許可が必要なものもあるし、せっかく実践したのにかえって効率が落ちてしまった、などというパターンも十分考えられる。

とはいえ、「確かにそうかもしれない」と思い当たるフシがある項目もいくつかあるに違いない。全部いっぺんにこなすのは難しくとも、一つずつ、できることから始めることで、昨日とは違った今日を、今日とは違った明日を迎えることができるはずだ。

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