有意義な会議は「現場メンバーの進捗会議」、では無駄な会議は?

2009/08/05 07:33

会議イメージgooリサーチは2009年8月4日、雑誌プレジデントとの共同企画として、会議に関する意識調査の結果を発表した。それによると、調査母体においては「もっとも有意義と感じた会議」は「プロジェクトメンバーによる進捗会議」であることがわかった。一方で「もっとも無駄だ」と感じた会議のトップには他の会議から大きく差をつけて「全社会議」がついている。会議そのものの内容の改善はもちろんだが、会議の意義や必要性に関する啓蒙が求められる結果といえる(【発表リリース】)。

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今調査はプレジデント2009年8月17号の特集企画に向けて20歳以上の正社員にインターネット経由で行われたもので、有効回答者数は1046人、男女比は87対13。実施時期や年齢階層比などは非公開。

二人以上のメンバーが集まり時間を割いて話し合いをする「会議」は、その目的などにより、実に多種多彩なものが存在する。いずれも「企業」「会社」という多数人数から構成される集団においては欠かせないはずだが、人によって有意義と感じるもの、無駄だと認識してしまうものはやはり存在する。想定されうる会議について、それぞれ有意義・無駄か否かについて尋ねたところ、もっとも有意義と判断された会議は「プロジェクトメンバーによる進捗会議」で23.6%に達していた。一方で無駄扱いされた会議は「全社会議」で18.7%。2割近くにのぼる。

有意義・無駄と感じた会議
有意義・無駄と感じた会議

詳細が公開されていないので断定はできないが、どうやら今回の調査母体は比較的若年層が多く、組織の上では現場-中堅層に位置する人が多数を占めているようだ。結果として、自分が参加する機会が多々あり、すぐにその内容が実感でき・反映される場合がしばしば見受けられる「現場レベルの会議」は有意義と感じる意見が多い。一方、直接関係が無いように見える、あるいは「会議のための会議」に見える戦略レベルの会議、上層部の会議は、押し並べて「無駄」と思われているようだ(逆に今調査を、経営陣のみを対象に行えば、ある程度反転した結果となる可能性は否定できない)。

現場サイドから「無駄だ」と
思われる会議には、
・本当に無駄な会議
・無駄に見えるが重要な会議
の2種類が存在する。
会社の組織において中層-経営層(戦略レベル、社全体)が関係する会議は、現場サイドから見れば直接関係の無い話が多く、一見すると無駄に思えるものもある。また実際に「世間話」に終始してしまう「会議のための会議」のものもあるだろう。しかし、現場とはまた別の世界において必要不可欠な意味を持つものも多いのもまた事実である。

たとえば「年間予算決定会議」が無駄だと考えている人が5%強もいるが、この会議が無ければ予算は各部門が勝手に決めてしまうことになりかねない。各部門それぞれにとってはそれでよいかもしれないが、会社全体としては許されざるべき事態に他ならない。

会社全体にしてみれば、本当に無駄な会議を減らす努力は欠かせない。不必要な会議は経営資源と時間の無駄に過ぎないからだ。だがそれと共に、多くの社員からは「無駄かも」と思われかねない、しかし実は大切な会議について、その必要性や重要性を認知させる・啓蒙することも会社側には求められよう。それが果たせれば、全体的なモチベーションのアップにもつながるに違いない。

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