「ちょっといいかな?」を防ぐ手立て

2012/01/28 06:55

ちょっといいかしら?主に職場での話になるが、作業に集中しているさなかに声をかけられ中断を余儀なくされ、場合によっては別の作業を強いられてしまい、気が散った経験は何度となくあるはず。元々職場は共同作業を常とすることや、相手の事情もあり、一様に怪訝(けげん)な態度をするわけにもいかないものの、作業効率を下げることに違いは無い。そして「中断」は何も同僚や上司、後輩からだけでなく、電話や電子メールなどによっても起きうる。集中して時間を費やさねばならない作業(例えばレポートやプレゼンテーション用のスライド作り)でこの「中断」は、張りつめた緊張感の糸を切ってしまい、長い目で見れば効率を著しく下げる要因となる。【Dumb Little Man】では「『ちょっといいかな?』のような、自分の行為を中断させる出来事を止める方法」として、次のような事例を指し示している。

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邪魔しないで1.「集中時間」の設定
ドアを閉められる個室で作業をしている立場の人は「集中時間」的なモードを創り、内外に指し示す。そして「集中時間」では誰も声をかけないよう・立ちいらないように通達する。

2.「最重要事項」の設定
個室を持たない人の場合は、毎朝「(他のあれこれに邪魔されるのを極力避けねばならない)最優先事項」と「ノルマだが、絶対に今日しなければいけないことではない」に区分し、前者から手掛けるようにする。このあたりのノウハウは【始業時と終業時の10分間に習慣化すべき8項目のリスト】【時間を上手に管理するための10の秘伝】で詳しく語られている。

3.「最優先事項」の完遂を最優先する
禅問答のような言い回しになるが、自分自身や所属部局、そして会社自身にとって、「2.」で設定した「最優先事項」を完遂することが、何よりも重要であることを認識する。何か突発的な話を持ちかけられた時、それが優先順位的に今手がけるべきなのかを検証する(とはいえ、上司から持ちかけられた作業は、よほどのこと…さらなる上司からの案件を手掛けている場合など…でない限り、断るのは難しいのが現実)。

調整役4.「調整役」の立ち位置は避ける
オールマイティ的な技術を持ち、あるいは対人関係の調整・調停に優れ、色々な場面からヘルパーとして声をかけられる。誰にでも頼られる、有りがたい存在。しかし視点を変えると、「自分の作業・時間を他人に削り取られている」ことになる。気がつけば、自身の功績・実績は周囲から取り残され、成長もおぼつかない。孤立化はもちろん問題だが、主と従を勘違いしないように。

5.自分の限界を公言する
「この作業に集中したいので、しばらく手一杯です」「週末のプレゼンに向けた資料を創るので、他の作業は今週は無理です」。自分の現状と作業上の対応状況について、周囲に分かるように公言する。電子メールなり、ドアの入り口なり、部局のスケジュール管理ソフト上でも構わない。

6.自動化する
自動返信用のボイスメール、あるいは電子メールなどのサービスを活用する。単にリアクションが無い場合(例えば留守番電話)と比べ、相手の心証を悪くせずに済む。

「またメールか」7.「お知らせ音」を止める
メール着信を知らせる音を止める。「後でまとめて読むから」と思っていても、着信音にはついつい気が向いてしまい、集中力が散漫化する。「メールチェックはこまめにしないと業務に差し支える」という事情の人は、30分程度の間隔で確認するようにする。

8.インターネットをオフにする
パソコンでの作業は必要不可欠なので、可能ならばLANケーブルを抜くなどして、インターネットへのアクセスを出来ないようにする。……と原文にあるが、本来遂行すべき作業の中でも、資料集めなどでネットへのアクセスが欠かせない場合がほとんどのため、これは事実上不可能に近い。ただし極力アクセスを減らすことは出来る。

「気を散らす要素を減らし、少しでも集中する時間を増やす」。これが最大の目的で、かつなかなか難しい話。上記のチェックリストを一つ、二つと実践していけば、少しずつかもしれないが、事態の改善は望めるだろう。


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【電子メールのとりこになった人を解放する6つのカギ】

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