【更新】会議の遅刻常連者に向けた7つの対応法

2011/01/25 12:10

遅刻会社勤めにしても学生のサークル活動にしても、そして地域でのボランティアや趣味趣向の集まり(例えばオフ会)にしても、決められた集合時間・会議の開始時間を守らない人が出てくることは十分想定できる話。遅れた当人にすれば多種多様な(時には正当な、時には自分勝手な)理由があるのだろうが、ここで遅刻を単純に大目に見て容認してしまうと、会議出席者の他の人たちに「遅れてきてもあまり問題視されないのか」「遅刻しても別にとがめられないのだな」と誤認されてしまいかねない。[Career Success Parthers]ではこのような場面において、特に遅刻常連者に対し、場のリーダー・トップの立場の人がどのような対応をすれば良いのかを指南している。

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遅刻者に言い聞かせる1.正直に言い聞かせる
会議の場ではなく、会議後時間を設けるなり別の場面(会議後、出来るだけ早く)で遅れた本人と一対一で対峙できる場を設け、その場で「遅刻はしないように」と言い聞かせる。遅刻をしてはいけないと確実に相手に、他人の目に触れないような場面で伝える事が大切。

2.遅刻者の到着を待たない
遅刻者がいるからという理由で、会議を遅らせてはいけない。予定通りの時間に開始し、議事を進行する。「遅刻は許されるべきものではない」というメッセージを暗に遅刻者、そして会議に定時通りに出席した人に伝える効果がある。

3.遅刻常連者に関連する話題を取り上げる
遅刻常連者の遅刻そのものに関する話(例えば「何故彼は遅刻を繰り返すのか、その原因について考えてみよう」)では無く、その人物が担当する、得意とする分野や関連事項をテーマに取り上げる。遅刻者を繰り返す人が、会議にとって欠かせない人物である、「自分が居ないと話がまともに進まない、かも」と実感できれば、責任感を覚えることで遅刻をしなくなる。

時を止める4.数秒「時を止める」
遅刻者が議場にやってきたら、会議途中でも数秒間すべての進行を止め、会話も止め、当人が着席するまで静寂の時を創る。場を止めたプレッシャーと、議場に居る他の人たちからの無言の視線で、遅刻に対する罪悪感は頂点まで高まることになる。別名「ザ・ワールド」。

5.ペナルティを与える
定期的に開催する会議なら、「最後に場へ足を運んだ人が議事録を取り、24時間以内にまとめを参加者全員に配布する」というルールを設けておく。自然に誰もが他人より先に議場へ到着するようになり、遅刻は無くなる次第。

6.役割を与える
遅刻常連者に対し、会議の冒頭で何かを行う役割を与えておく(事前に知らせておくのは言うまでも無い)。「自分が会議のスタートを切る」ということを認識していれば、怠惰な気持ちでの遅刻は無くなるはず。自分がいなければ会議そのものが進行しないことを知っているからだ。

会議7.質問をする
遅刻常連者に対し、会議の席についたら即時、議事に関する質問、あるいは会議場のテーマについて語らせる。例えば「今会議は当社の主力商品Aのソーシャルメディアへの展開の是非やその具体的手法がテーマなわけだが、君はAのソーシャルメディアへの展開についてどのような意見を持っているかね?」といった具合である。会議参加者の他の人は遅刻者に注意を向けるし、本人は何らかのペナルティを受けているように実感すると共に、会議の流れにスマートに入りこむことができるようになる。

冒頭でも触れたように、遅刻そのものは誰にでもありうる話。しかし習慣的に遅刻する人には、必ず何らかの問題点があり(時間にルーズな性質、優先順位の区分がうまく出来ない、開き直りなど)、会議のトップに立つ者にとっては喜ばしい状況では無い。今回提示した手法を用いれば、その遅刻常習者が認識を新たにし、その習性を変えていくに違いない。


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