【更新】面倒な問題を解決するための8つのステップ

2010/11/22 06:44

解消までのステップ仕事上はもちろんのこと、日常生活においても「面倒な問題」に直面することはよくある話。まるで複雑に絡まった掃除機のコンセントを目の前に、頭を抱えてしまうような状況だ。しかし賢く正しい手立てを踏めば、絡んだ部分は必ずほどけていき、問題は解決しうる。[Career Success Partners]ではビジネスの場において、複雑化した問題を解決するための8つのステップを紹介している。

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状況ピックアップ1.状況を書き記して現状を理解する
まずは何があったかについて状況を正しく分析・確認するため、数字的・統計的な物まで含めたデータ、記録として残っている議事録、「原因となる問題」が生じて何が変化したのかなど、取得できるものは片っ端から手に入れる。
(小遣いが足りない。今いくら使っているのか、アルバイトでいくら稼いでいるのか、毎日何時間アルバイトをしているのか。学業に影響はあるのか否か)

2.役立つ情報に注力する
取得した情報の中から、どれが「問題となる状況の解決」「状況の直接の原因」など、役立つ情報を特定し、そうでないものを除外する。問題の状況下で人々の動き、経営資源の流れ、作業工程、システムそのものの動向など、チェックしなければならないものは山ほどある。主なチェック要件としては「何が問題なのか」「いつ、どのようにしてその問題の状況に気がついた・気が付くのか」「誰に影響を及ぼすのか」「問題によって引き起こされる影響と、それが生じなかった場合の違いは何か」「この問題で影響を受ける人たちは、どの点でもっとも影響を受けるのか」「他に影響を及ぼす点はないのか」などが挙げられる。
(状況の解消:十分と思えるだけの可処分所得を得ること。あるいは出費を抑えること。原因:趣味に使うお金や、日頃の遊興費の相場が上がった、飲み会の回数が増えた。いつ気がついたか:財布の中身を気にし始める時期が繰り上がってきた)

3.考え得られる「原因」を確定する
問題点の原因の多くは、人によってなされる「変化・変更」のやり方にある。「かつて行われていた方法や、期待した結果とは何が違うのか」について当事者に確認をする。問題の状況よりも真の「原因」に焦点を当てることを忘れずに。具体的には「問題が生じていなかった最後の時点はいつなのか」「問題が生じた際、どんな変化が起きたのか」「この変化に関連しそうなのはどのような事柄なのか」などである。
(最後の時点:昨年の夏。サークルの先輩が卒業して、飲み会や会食でおごってもらえなくなったどころか、後輩におごる必要が出てきた)

ソリューション4.実現可能な解決案を考える
問題の状況を解消するために、どのようにすれば「原因」が影響を及ぼさなくなるのかを考える。「どの変化が問題に関係しているのか」「これらの変化が示す根本的な原因は何か」などをチェックすると良い。
(サークルを辞めれば後輩へのおごりの必要は無くなるが、非現実的。ワリカンにするか、おごる店を再考するか、値引きできる方法を探しだすか。あるいは可処分所得を増やすためにアルバイトをもう1本追加するか。お金の収支のアンバランスが問題)

5.仮説を検証する
「4.」で作った解決案はまだ仮定の段階。「1.」で集めたデータを元に「4.」のデータを検証し、思惑どおりに状況がクリアされるかを検証する。検証の過程で新たな問題に遭遇する可能性もある。その時にはそれも検証する必要がある。見て見ぬふりをしてはいけない。
(大学の授業スケジュールやゼミのことを考えると、アルバイトを1本増やすのは現実的では無い。ワリカンは後輩のお財布事情や今まで自分が先輩から受けてきた恩恵を考えると、選択としてはありえない。飲み会や会食を減らすのもサークル内のコミュニケーションという点では好ましくない。お店で支払う勘定を減らせるよう、店の賢い選択や値引きができる方法がベターなようだ)

6.優先順位を考慮した上で解決案を考察する
現在生じている問題でもっとも解消してほしいのはどの点だろうか。お金、時間、それとも安全性? それを考慮した上で解決案を考察する。
(お金が最優先だが、あまりに貧相な食事やサービスでは興ざめ。バランスを考えて、「近場で安くて美味しい店」を探し、さらに「サービスチケット」を発行しているか、団体で定期的に足を運ぶことでさらなる割引が出来ないかを考察)

実行7.最良の解決案を定め、それを実行に移す
すべての問題が全部一度に解決する解決案は滅多なことでは見いだせない。現状を打開し、少しでもよい方向に進路を取る解決案の中から、「一番良いもの」言い換えれば「もっとも問題点の少ないもの」を選択する。その際には「6.」で用いた「優先順位」の考え方が役に立つ。そして影響が生じ得る人たちを説得するために、しっかりとした行動計画を創り、それを指し示し、説得しなければならない。
(他の条件にほぼマッチする居酒屋は肉料理が中心で、やや魚介類のレパートリーに見劣りがする。魚類を好む同輩、後輩には頭を下げねばなるまい)

8.手掛けた「問題解決」を定期的にチェック・検証し、経験を蓄積する
一度問題解決をしたらその場で投げ捨てるのではなく、定期的に時間を取って検証とチェックを繰り返す。これをすることで事態の再発が防げ、他の問題発生時にも役立つ経験を得ることができる。
(定期的に新装開店のお店をチェックし、お店の選択の幅が広げられないかを考察する)

今回は「()」内で具体例として、サークル活動で代替わりが行われ、飲み会の出費でふところ事情が厳しくなった一学生を例に挙げてみた。元々の記事はビジネスの場面における解消法だが、このように日常生活においても役立つプロセスであることに違いはない。類似の事例として「狭い学生寮に住んでいた学生が、就職して新たな賃貸住宅を探すまで」も良い例となるだろう(住宅の選択には往々にして「優先順位」が重要視される。その点で今回のプロットは参考になるはず)。

多くの人はこのプロセスを知らず知らずに実行している。しかし時としていくつかの項目を無視したり軽視したりしてしまう。特に「5.」と「6.」をせずに、いきなり「7.」に突入してしまったり、「8.」をせずに過ごしていたら再び「1.」をする羽目になったということも少なくは無い。その点を考慮すると今件は「チェックリスト」的なものとして用いると、きっと役立つに違いない。


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