電子メールのとりこになった人を解放する6つのカギ

2010/11/05 07:16

電子メール今この記事を読んでいるあなた自身は、最後に電子メールをチェックした時間を覚えているだろうか。恐らくは1時間以内に着信メールの有無を確認していたに違いない。就業時間中はもちろん頻繁に、そして業務を終えてからも何度となくメールソフトの「新着メール確認」ボタンを押すか、携帯電話の「新着メールあり」のアイコンを確認したことだろう。自営業ならなおさら。お客からの問い合わせに敏速に対応するため、それこそメールソフトの自動メール確認時間を5分間隔にしているかもしれない。このような、まるで「電子メールの亡霊に取りつかれ、本来の仕事がまともに手につかない、邪魔ばかりされる」状況を憂い、そして改善すべきであるというアドバイスは山のように存在し、そして目を通しているはず(例えば【「電子メール中毒」からの解放を目指して・完全版12ステップ解消法】など)。しかしそれをしっかりと実践しているだろうか。恐らくはほとんどの人が多かれ少なかれ断念しているに違いない。「Dumb Little Man」ではその「電子メールに隷属してしまった人の言い訳」と、その言い訳への否定論・隷属からの解放の「鍵」を教示している。

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緊急事態1.何か緊急の連絡が入るかもしれない
「頻繁に電子メールのチェックをしなきゃいけない症候群」の最大の理由はこれ。子供が行方不明になった、サーバーがダウンした、顧客が連絡を請うているなどなど。しかし逆の立場で考えてみれば、それが杞憂であることに気がつくはず。自分が相手に「子供が行方不明になった」「サーバーがダウンしてるよ」「どうしても緊急に聞きたいことがあるのだけど」という状況の場合、電子メールで連絡するだろうか? 否、電話なり、直接駆けつけるのが普通。電子メールは便利なツールであるがゆえに、「本当の緊急事態」の判断ラインを下げてしまったかのような錯覚を利用者にもたらしている。

2.電子メールを自分自身のチェックリスト代わりに使っているから
人によっては自分自身(時には専用のメールアドレスまで用意して)に次々と「するべきこと」「覚えておくべきこと」メールを送信し、受信したメールをチェックリスト代わりに使う人もいる。これはこれで電子メールの有効な活用法ではあるが、だからと言ってメールのチェックばかりしていたのでは本末転倒(他の通常メールまで頻繁にチェックする羽目になる)。

スケジュール調整のために別の管理用ソフトを用いるか、あるいはメールのチェック間隔を最短でも1-2時間おきにすること。1つのスケジュールをこなすのにはそれくらいの時間がかかるだろうから、「スケジュール管理のため」のメールチェックなら、その間隔で十分(作業をしている最中にスケジュール管理のメールを読んだところで、調整のしようもない)。

3.自分宛てのメールはちゃんと把握しておかなきゃならない
毎日大量のメールを受信している人は、何らかの自動振り分けシステムを使って自分宛てのメールを分類して処理したくなるはず。さもなければ届くメールの区分と対応で、一日の大半を費やしてしまうという事態に陥りかねない。しかしその「振り分け」システムをほとんどの人はすでに自分の中に備えている。ただそれを使っていないだけ。それを稼働させれば良い。

例えば長期休暇でメールを確認する暇が無く放置せざるを得なかった場合、仕事に戻ってきたら当然のことながら休暇分のメールが山ほど届いている。そのメールをいちいち日常の業務の場面と同じようにチェックするだろうか。わざわざそんなことをしていたら、下手をすると休暇の日数分くらいは「業務時間中、ずっとメールチェックとその返事」に費やれることになる。実際には「目を通して返事をする」重要度の基準を上げ、片っ端からゴミ箱へ、あるいは一読して書庫的な保存フォルダに放り投げているはずだ。何のことはない。この「休暇後の振り分け基準」を平時にも使えばよいだけの話。

生産的?4.電子メールの処理って生産的ですよね?
電子メールの中身をチェックして必要なものには返信をする。メールソフトの「未読」項目数が減り、「返信済み」メールが増えていく様子は、細かな達成感を続々と得られるため、何かとても素晴らしく、生産的なことをしているように思えてしまう。電子メールの処理に費やす時間が本当に生産的なのか、同じ時間を費やす別の行動より価値あることなのか、考え直してみよう。そのメール、5分間で書きあげられる3行で要件は済まないだろうか。

5.相手は1分1秒でも早い返事を求めているから
「電子メールは着信してから1、2時間以内に返事をしなければ」と常日頃から思っている人ならば、それを他の人も信条としているに違いないと確信し、ましてやメールを送ってから一日経っても返事が無い時には「何か事故でもあったのでは」と心配すらしてしまうに違いない。

しかし実際のところ、ほとんどの人は(電話のように)電子メールですぐに返事をもらえることに期待はしていない。相手のメールボックスに届いても、相手がすぐに目を通すとは限らないし、読まれたとしても回答をすぐに書き連ねるとも限らない(「3.」の事例のように、たまたま送った相手が長期旅行をしているかもしれない)。そして回答をするための準備、調査、根回し、確認が必要な場合もある。面と向かってやり取りをしている場合ですら、すべての物事がその場で片付くわけではないのだから。

6.メールの処理をしないとなると、何をすればいいのだろうか
はっきりと認識はしていないが、恐らくは誰もがこのようなことを頭の奥底に思い浮かべている。メールの多くは短時間で処理が済むため暇つぶしになるし、送られてきた文面を読むだけなら労苦はほとんど無い(まるでそれは本を読んでいるかのようですらある)。そして細切れな達成感を次々と得ることもできる。まさに「中毒的な」魅力が存在するのがメール処理。だがそれが、あまりにも生産行動としては効率が低いのもまた事実。

「時間をつぶすためのメールチェック」という認識がわずかでもあるのなら、代替となる物事をあらかじめ用意しておこう。テーマを決めて思考をめぐらすなど、できることはいくらでもあるはず。

緊急事態?「1.何か緊急の連絡が入るかもしれない」は本当にその通りで、電子メールの存在で「相手に伝えねばならない緊急事態」のハードルが随分低くなった事を改めて認識させられる。電子メールがまだ一般的で無かったころ、「本当に緊急だから電話で伝えねば」と決断した事柄と、今電子メールのタイトルに「緊急」とつけて相手に伝えている内容とで、重要度はどれだけ近しいだろうか。

また「5.相手は1分1秒でも早い返事を求めているから」は、携帯電話やスマートフォンなどの普及で、少々事情が違ってくる場合もある。パソコン向けのメールなら受信環境に無い場合も多分にあるが、携帯電話向けのメールなら基本的に「着信して相手がすぐに気がつかないはずはない」と思いこんでしまうからだ。実際には受信する暇が無かったり、読んでも返事を書く余裕がなかったり、優先順位が低いと認識したりなど、さまざまな事情ですぐに返事がもらえるわけではない(昔ならさらに「ホスト側の処理遅延で受信すらできていない」という状況があった……平気で半日遅れの受信という事態もしばしば発生していたものだ)。

この点については、送信側にも成り得る一人ひとりが十分に注意しなければならない。携帯電話宛ても含め、電子メールは相手の元にすぐに届くかもしれないが、それは届いただけであって、読まれたわけでもなければ、返事の準備がされているわけでもないということに。その点を十分認識すれば、受け手の立場でも臆することなく自分のペースでメールの処理ができるに違いない。

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