仕事がいつまでも終わらない8の理由

2010/08/17 06:55

仕事と時間一つの仕事、プロジェクトに対してチームが組まれ、そしてその仕事を終えるために作業が黙々と続けられるものの、いつまで経っても終わる兆しすら見られない。スタッフは皆懸命に働いており、決してサボっているわけではないのに、スケジュールを記したホワイトボードは何度となく描き直され、段々皆のいらいら度は高まりを見せる。こんな事態に遭遇した経験を持つ人は少なくないだろう。【Career Success Partners】では、「何で仕事が終わらないのか、その隠された理由たち」として、そのような事態に陥る原因と、解消法を伝えている。

スポンサードリンク


1.仕事そのものの定義が明確化されていない
何がなされるべきか、何をすれば終了かが明確にされていない。最初に明示された内容は全体の一部だったり、作業がまったく関係ない面に割り当てられていたり、次から次へと仕様が追加される仕組みになっているのが良い例。

ツール2.仕事をこなすのに必要なツールを使う方法を知らない
次々と新しい技術やソフト、言語や仕様が発表され浸透するIT業界では特にありうること。例えばある言語に精通している人にプログラムを頼んだところ、仕様では最新バージョンのものを使わないといけないのに、その人は1世代前のものしか知らずに頭を抱えていたという状況。この場合は最新のものを扱えるように訓練する時間を用意する・あらかじめ組み込むか、あるいは仕事そのものを他の(最新版を扱える人に)頼むこと。

3.必要なものが揃っていない
スタート時には思いもつかなかった素材やツールの必要性が、作業の途中になって初めて分かるのはよくある話。例えばビデオカメラで商品を撮影してプロモーション用の動画を創り、YouTubeにアップロードしようとしたら、ビデオカメラの動画形式が編集ソフトには対応していなかった場合。この時は動画形式を変換するソフトが入り用になる。こまめに不足しているものは無いかを尋ね、もしあればそれを提供することで作業は先に進む。似たような経験を過去にしていれば、「もしかしたらこれを使うことになるかも」と先回りしておくのもよい。

4.想定以上・能力以上の高品質が求められている
作業グループの能力以上の結果が求められている仕事だった場合、よほど無茶なものでない限り、グループ内でどうにか成し遂げようと力量以上の無理が行われ、それが作業時間を引き延ばす原因となっていることがある。ある程度の負荷は個々のスタッフの技術や経験を引き延ばす良い機会となるが、負荷が大きすぎると仕事はうまくいかず、スタッフたちも潰れてしまう。

負担が大きすぎることがスケジュールの遅延にあると判断したら、より優秀なスタッフを追加派遣したり、高度な機能を持つツールの利用を許可して、ハードルを少しでも下げるよう手配する。あるいはその仕事の割り当て自身を再検討する必要があるだろう。

複雑5.予想されたより複雑なものだった
その仕事が複雑なものかどうかは、実際に手がけてみるまで分からないことが多い。また、その複雑さゆえに制約も大きなものとなり、これもまた仕事の遅延につながる。正しい状況を判断したら、スケジュールの調整や経営資源の追加投入など計画の変更は、ごく普通のこと。恥じることは何もない。

6.予想以上の量だった
想定された以上の作業量に、時間が到底足りなくなる。これも良くある話。例えば「返送されたアンケートはがきの内容を入力して分析するだけだから、さほど難しくないな」と考えていたら、そのはがきそのものが数万通にも及び、さらに回答方法もバラバラで、集計に非常に時間がかかるのが判明した、という場合だ。過小評価をした過去の自分を責める前に、正しい認識のもとに計画を修正するべき。

仕様変更7.要件の変更
仕様が決まりその仕様に従って仕事が進められてる最中に、「良いことを思いついた」「こんな発想はどうだろうか」と茶々を入れて、場合によってはちゃぶ台返しに近い事をしでかすことを「素晴らしい思い付き」「天才的なアイディア」と自評するクライアントは少なくない。あらかじめルールをしっかりと定めておけば、仕事をひっくり返すような介入は防げるし、クライアントと密なコミュニケーションを続けていれば「無理のない範囲で」(自評)天才的なアイディアを追加させることも可能となる。

8.技術的問題
作業を進めていくうちに技術的な問題に遭遇してしまい、先に進まなくなる場合がある。特にIT系のプロジェクトでは起こりがちな話。この場合は問題とされている部分を公開して、作業チーム以外の助けを借り、判断を仰ぐ必要がある。もしかすると自分達の作業グループ以外の人が、奇抜な発想での解決法を思いつくかもしれない。

多くの項目において、「情報の確認と(必要な場合における)公知」「関係者の密接なコミュニケーション」が解消のキーとなることはお分かりだろうか。とりわけIT系ではこの2要素が雑に、あるいは苦手なものとして認識されているが、そのハードルを超えることで辛い時間超過を最小限に抑えることも不可能では無くなる。一つでも思い当たる節があったら、少しずつでも良いので改善の手を打ってみよう。


■関連記事:
【常に時間が不足する7つの理由】
【時間を上手に管理するための10の秘伝】

スポンサードリンク




▲ページの先頭に戻る    « 前記事|次記事 »

(C)2005-2018 ガベージニュース/JGNN|お問い合わせ|サイトマップ|プライバシーポリシー