あなたのチェックリストに「魔法の力」をつける4つの呪文

1.色々な媒体でチェックリストを作ってみる
いつもはメモ用紙でチェックリストを作っているとする。その場合、1週間ほど試験期間を設け、別の媒体……例えばパソコンのテキストファイルやホワイトボード、システム手帳、さらにはパソコンのモニタ横に貼りつけた大きな付せん……上でのチェックリストの作成と利用を試してみる。

実際にやってみると分かるのだが、行動の内容や本人の生活パターンによってどの媒体でチェックリストを作るのがベストなのかは、まさに多種多様・十人十色。一例を挙げると(当方の場合)、1日単位の短期的な要件はメモ用紙、中期的なものはホワイトボード、長期的なもの(スローガンに近い)は紙に大きく書き連ねたものなどという具合だ。それぞれの事情にもっとも適した媒体を見つけよう。

これは万人に共通する方程式的なものは無いので、ひたすらトライ＆エラーで最適化を図るしかない。

2.チェックリストを多く作り過ぎない
チェックリストを作る過程で、それを成し遂げた自分の姿を想像して良い気分になり、「あれもしよう、これもしよう」と色々な作業を盛り込んでしまいがち。しかし「やるべきこと」を書き込んだだけでは、それらの作業が実際に果たされたわけではない。欲張りな計画(＝チェックリスト)を作ったのはいいけれど、日が暮れるころにはその半分も消化できず、ため息混じりな自分の姿を見つけるという経験をしたことが、何度となくあるはず。

元記事によれば「出来る限りチェックリストに書くことは絞り込むべき」としている。【1日の時間をもっと長くするための7つの”魔法”】では「午前中は重要度の高い順に、3つの仕事に専念する」とあるが、今件では「1日に3-5つ」と数を定めている。「チェックリスト」とは「した方が良いリスト」ではなく「しなければならないリスト」であることを再認識しなければならない。

どうしても「した方が良いリスト」も作りたいのなら、従来のチェックリストとは別の場所にまとめておく。そして余裕のある時に手掛ければ、「プラスαのことも成し遂げた!」と、何となく得をした気分にもなれる。

3.追加の作業は期間的な余裕を持たせる
チェックリストに新たな作業を加える場合、ある程度余裕を持たせることを心がける必要がある。もしどうしてもその日にやらなければならないものなら話は別だが、そうでない場合は、明日以降の別の日に繰り延べるべき。

なぜならチェックリストにすでに書かれている「やらねばならない作業」が、予定通りうまくいくとは限らないからだ。仕様変更が求められたり、バグが発生したり、入力ミスをしてグラフを作りなおし解説を書きなおさねばならない可能性もある。そのような事態に陥った際に、新たな作業を入れていたとしたら……先に書き込んだ作業も、後から加えた作業も、両方「終了」のチェックを入れることはかなわなくなってしまいかねない。

4.一度にこなすのは一つの作業
【時間を上手に管理するための10の秘伝】などでも解説しているように、マルチタスク(一度に複数の作業を並行して行うこと)は結局集中力を分散させてしまい、効率が落ちる場合が多い。チェックリストの作業一覧を見ると、つい同時にいくつかを手掛けてしまいたくなるが、避けるべき行為である。

もし「でもリストを見るとついついあちこち手掛けたくなるんだよな」というのなら、チェックリストに優先順位のナンバーをつけると良い。大抵チェックリストは「やるべき順番」に書かれていることが多いが、数字をつけることでそれを明確化し、自分自身に言い聞かせることができる。「今1番の作業をしているのだから、2番は後回しだ」。