退屈で無駄な会議とおさらばするための8つのチェックポイント

2010/01/20 07:17

会議イメージ会社全体、あるいは部課局、またはプロジェクトチーム単位で、学校ならクラス、班、サークルや部活動で、そして近所のコミュニティや自分が属するクラブなどでも、「会議」は頻繁に行われる。「会議」とは一般的に集合体内での決定が求められる事項について、参加者の意見を集約するためのものだが、「会議は踊る、されど会議は進まず」のように遅々として進行が見られなかったり、何も決めていないのと同じ結果しか出せなかったり、一つのシンプルな事柄を決めるのに数時間も無駄に費やすなど、参加者にとっては退屈で無意味なものであることが多い。「Dumb Little Man TIPS FOR LIFE」ではそんな会議とおさらばし、少しでも有意義な会議を進行でき、あるいは多くのものを得るためのポイントを挙げている。

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会議イメージ1.そもそも自分がその会議にいる必要があるのか
組織やグループの意見集約のために開かれるのが会議の基本だが、すべての構成員が参加する必要は無い場合が多い。単に「頭数合わせのため」「大義名分として」参加させられているだけならば、「自分はその場にいる必要があるのか、その時間を何か別の作業にあてた方が良いのではないか」と問うのもありだろう。

2.事前に議題をはっきりさせておく
「資料は事前用意、事前配布」は会議の原則。そしてその資料は当然、会議で話し合われるべき課題についてのもの。議題と現在までに判明している情報を明確にして共有化することで、事前に個々の考えのまとめ(や、それを裏付ける資料の用意)ができ、会議中の無駄話は極力少なくなる。

3.事前準備を整える
「2.」とも関連することだが、出席予定の会議が継続的なもので、自分自身がこれまで出席経験が無いのなら、これまでの議事録を取り寄せて目を通す。そして可能な限り「場の空気と情報」を把握しておく。前回の会議にも出席しているのなら、「2.」で受け取った事前資料に目を通し、疑問点をまとめておく。会議で質問すべきものはそうすべきだし、予備知識的なもので不明な点(例えば専門的で意味が分かりにくい単語)があれば、関係者に問い合わせたり自分で調べておこう。

4.面と向かって話すことのメリットを活かす
電子メールのやりとりや電話などではなく、関係者が一堂に会して顔を向かい合わせて会議を行うことの利点を再確認し、それを最大限に活かすべく行動する。「2.」や「3.」は電子メールなどのやりとりや個人でもできることであり、会議でわざわざ時間をかける必要は無い。瞬時でやりとりが可能な関係者との議論、「意思のキャッチボール」こそが会議の最大のメリットであることを忘れてはならない。大切な会議の時間を、参加者が資料にじっくりと目を通す時間に費やすのは愚の骨頂。

会議イメージ5.真剣に他人の意見に耳を傾ける
自分とは直接関係の無い事項に思えても、出席者の意見には十分以上に注意を払って聞き入るようにする。間接的に自分の主張や検討している課題に関わってくる可能性があるのだから。

6.より多くの出席者に発言を求める
会議などで自由に発言を求める場になると、大抵手を挙げる人は限られてしまう。元々奥手な人は自ら意見をすることなど無理な話だし、役職の低い人や新たに会議に参加した人は腰が引けてしまう、黙り込んでしまうのがオチだろう。しかしそれでは会議を開いている意味はあまりない。出来るだけ多くの人の意見、しかも可能ならば新鮮で斬新な考えを会議は求めている。

そこで自発的に意見を挙げにくい人にも「口を開かせる」ような工夫が必要になる。例えば「何か質問は?」と周囲を見渡すのでは無く「そうだな……例えば●×さん、あなたはどう思う?」と言葉を投げてみるのも一計だ。

7.会議の時間を明確化し、議題毎に小刻みにする
どの会議でもスタート時間は定められるものだが、終了時間を特に定めない会議も中には存在する。しかしそれではだらだらと時間を費やすだけの、しまりの無い懇談会みたいなものとなってしまいかねない。スタート時間と終了時間をはっきりと定め、さらには話し合われる議題毎に終了時間を設定する。そして「終了時間」を皆に確認させた上で会議を行えば、無駄話や余計な寄り道話をすることも無く、密度の濃い討論と決議ができるはず。人は切羽詰まってくると、機敏に思考を巡らし、決断する傾向があるからだる

決定事項のリストアップイメージ8.会議での決定事項を確実に遂行する
会議で次々に決定事項がまとめられ、参加者それぞれがなすべきことが定められても、次の会議までに誰も何も実行に移していなかった……などという、笑えない状況を経験した人は少なくないはず。要は会議を手段ではなく、目的としてとらえてしまい、「会議が無事済んだ、ああ良かった」とばかりに緊張の糸が切れてしまうわけだ。これでは会議をする意味は無い。

このような「悲劇」を防ぐためには、会議の決定事項を元に「誰が何をするべきことになったのか」の一覧を会議中に作成し、それを全員に周知させること。例えば「週一でコーヒーメーカーの掃除をすることになりました。ローテーションはこのリストにある通り。今週末はAさんが掃除をする番です」という感じだ。会議中が無理なら、後日配布するために作成する「議事録」に含ませるのもアリ。

以前【時間を有効に使うための14の時間管理術】でも触れたが、「会議のための会議」は一番の無駄となっている可能性が高い。定期報告、顔合わせ、部署間連絡のためならそれらをさっさと済ませ、短時間で終わらせるべき。世間話や自分の主張の表明は、会社の社内報やグループの連絡掲示板、ブログで行った方が良い。

「会議」はその場に参加した人すべての時間を消費する。一人の身勝手が参加した人すべての時間を「浪」費させてしまうことになる。会議の場だからこそできることに注力し、それ以外の手段でもできる場合には、極力それを使い、他人の時間を拘束しないよう配慮すべきだろう。


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