時間を上手に管理するための10の秘伝

2010/01/07 07:17

時間を上手に管理するための10の秘伝イメージお金や名刺、書籍、データは蓄積することが出来るが、どうしても貯めることが出来ないものの一つが「時間」。流れゆく時間を押しとどめたりスピードを遅らせることが出来ないがゆえに、物事をこなしていく上で「時間を管理すること」は何よりも重要な要素となる。【Dumb Little Man】では「10の時間管理に関する重要なポイント(Ten Essential Time Management Tips)」と称し、時間を上手に管理していく上での大切な要点を披露している。

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瓶に岩や小石を入れるイメージ1.スケジュールを入れる順番を考える
 最初に「もっとも重要な3つの予定」を入れてから、他の予定を入れること。元記事では容器に「岩」「小石」「砂」を詰める事例を紹介している。最初に「小石」「砂」(それぞれ重要度中・低の予定の例え)を入れると、その後に「岩(重要度高の予定の例え)」を詰めることは難しい。しかし最初に「岩」を入れれば、そのすき間に「小石」「砂」の順番に入れることで、容器にすべてを納めることができるようになる。

2.常にメモ帳を持ち歩く
 電車の待ち時間や病院での問診待ちなど、日常生活においては「ちょっとした時間」を得る機会がしばしばある。その時に現在抱えている仕事に関するアイディアを考えたり、何かの「思考ゲーム」をしてその結果を書きとめておくことを習慣づける。その蓄積が、仕事のスピードを後押ししたり、新しいアイディアの源となるはず。もちろん携帯電話やPDAがあれば、それを使うことができるし、デジタルデータならばすぐにパソコンなどへの転送が可能となるので至極便利。

3.チェックリストを作成して活用する
 自分がしなければならないこと、すべきことをリスト化し、それをこなしたか否かを自分の目で確認できるようにする。「やるべきこと」をこなして線で消すことで、達成感を得ることもできる。【時間を有効に使うための14の時間管理術】【書き出してみることが大切-考え方や発想で変えてみる6か条・「たった5分間で自分を変える方法」を手に入れて(2)】【行動計画表とホワイトボードと付せんとメモ書き】などで何度となく触れていた話だ。

4.実践目標は小刻みに
 【やる気を回復させる4つのポイント】でも触れているが、長時間やる気を保たせるのは容易なことではない。自分自身が「集中を継続するのが難しい性分だ」と思うのなら、20-45分単位で集中し、ちょっとした休みを取り、再び20-45分単位で集中することを繰り返す。下手にだらだらと作業を進めるより、はるかに効率的。

マルチタスクイメージ5.一度に一つの事を
 【1日の時間をもっと長くするための7つの”魔法”】でも触れているように、マルチタスクは結局「虻蜂取らず」になりがち。集中力は散漫になり、達成感は得られずにモチベーションは上がらないしで良い事が無い。出来るだけシングルタスクを心がけるように。

6.最初に「自分自身」のために行動する
 今の自分のためではなく、未来の自分のために、まず最初にお金や時間を割く習慣をつける。お金なら受け取った給料からまず最初に「自分の将来のための貯蓄」分を差し引く。そして時間の場合、仕事を始める前の1時間は「自分の未来のための勉強や修行(=時間的貯蓄)」に費やすようにする。そのためには早起きしたり、早めに出社する努力も必要となる。

7.十分な睡眠を取る
 余分な時間を少しでも確保するために、得てして睡眠時間は削られがち。しかし睡眠時間を削るほど日中眠たい時間が増え、集中力が削られ、結局時間を無駄に過ごすことになる。下手をすると体の抵抗力・免疫力が弱まり、病気になってしまうかもしれない。そうなったら本末転倒だ。

行動トレースイメージ8.自分が実際に取った行動をトレースする
 予定表を作りスケジュール中に書き込む人は多くとも、実際にそれをこなしたか否かを記録してい人は少ないだろう。自分が予定通りに行動したか、それとも色々と予定を後回しにしてしまったか、振り返りチェックをすることで、より現実的な予定を立てる材料を得ることができる。試しに一週間、自分の活動を手帳やスケジュール表に随時書き込んで見ると良い。そして週末に時間を見つけて、一週間の予定とその実践の食い違いを見直し、今後の予定を立てる上での参考にしよう。

9.電子メールをチェックする時間を決める
 【  「電子メール中毒」からの解放を目指して・完全版12ステップ解消法】をはじめ多数の記事で触れているように、現代の人の多くは「電子メール中毒」にある。どうしても気になるのは理解できるが、それに縛られて集中力を減したり、時間を取られたのでは電子メールという「道具」に振りまわされることになる。1日1度、あるいは2度、そしてチェックし返事をする時間を決めて、それ以外は極力メールソフトそのものに触れないよう心掛ける。

10.他人に委任できることは積極的に委任する
 どんなに頑張っても一人には一日24時間しか与えられない。そしてその間にできることは限られている。仕事上なら部下に出来ることは部下に任せ、あるいはアルバイトや下請けにまわすなど、自分で無くとも出来ることは他人に任せるくせをつける。そして自分は「自分にしかできないこと」に集中すれば、自分はより高みに登るチャンスを作れるし、組織全体としてこなせる仕事も増えるようになる。

本文中にいくつかこれまでの記事へのリンクを張ったが、それらに目を通せば分かるように、要素要素は過去に語られた類似の話とさほど変わらない。つまり表現の違いこそあれど、「時間を上手に管理するコツ」は大して変わりがないということだ。

自分自身の習性から「これはちょっと難しいな」という項目もいくつかあるだろう。それらを無理してこなす必要は無い。できることから一つずつ手がけることで、少しずつ変わっていく自分を認識できるようになるはすだ。

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